Je artikel is klaar, indienen maar! Dit kost vaak wat meer tijd dan je denkt. Plan er gerust een dag voor. Elk wetenschappelijk tijdschrift heeft zo zijn eigen voorwaarden. Het zou zoveel tijd schelen als het indienen overal op dezelfde manier zou gaan, maar helaas zijn wetenschappelijke tijdschriften net zo eigenwijs als wetenschappers en wil iedereen het op zijn eigen manier. Daarom geven we je een paar algemene tips, zodat je goed bent voorbereid.
1. Check de auteursrichtlijnen
Op de website van het wetenschappelijk tijdschrift van je keuze vind je altijd de auteursrichtlijnen. Hierin staan bijvoorbeeld hoeveel woorden het manuscript en je abstract mogen tellen, welke kopjes je moet aanhouden, in welke stijl de referenties opgemaakt moeten worden, of je een begeleidende brief (de zogenaamde ‘cover letter’) moet uploaden en hoe de tabellen en figuren opgemaakt moeten worden. Het is handig om je tijdens het schrijven van je artikel al bewust te zijn van de auteursrichtlijnen, zodat je bij voorbaat al rekening kan houden met bijvoorbeeld het maximale aantal woorden van je artikel.
2. Maak een account aan
Maak al voordat je wilt gaan indienen een eigen account aan op de website van het tijdschrift. Als je deze hebt aangemaakt, dan kun je zien wat je allemaal moet aanleveren voor het indienen van je artikel. Hier vind je hoe je onderdelen van je manuscript moet aanleveren, bijvoorbeeld met figuren en tabellen als losse bestanden of juist alles ineen. Je ziet hier ook of je bijvoorbeeld enkele ‘keywords’ (zie ook punt 4) moet aanleveren, of je zelf reviewers moet opgeven (zie ook punt 5) en welke informatie het tijdschrift wil hebben over jou en je coauteurs (zie ook punt 6).
3. Stijl in style
Zorg ervoor dat alles is opgemaakt in de stijl van het tijdschrift, zoals beschreven staat bij de auteursrichtlijnen. Na het indienen wordt er vaak gekeken of je indiening voldoet aan hun technische eisen. Als je bijvoorbeeld een bepaald document als Word-bestand moet uploaden en jij deze als pdf-bestand hebt aangeleverd, of je tabel verkeerd hebt opgemaakt, of je afbeeldingen te weinig pixels heeft, dan krijg je hem vaak gewoon snoeihard terug. Kortom: het indienproces is een secuur werkje!
4. Denk goed na over je keywords
Je wilt natuurlijk dat jouw artikel wordt gevonden als iemand op jouw onderwerp gaat zoeken. Het is daarom handig om de keywords zo te kiezen dat je artikel zoveel mogelijk wordt gevonden. Zoekmachines vinden vaak sowieso wel de woorden die je in de titel hebt gebruikt. Kies dus termen die niet direct in je titel staan, maar die wel nauw verwant zijn aan je onderwerp. Een paar overkoepelende termen die veel domeinen bereiken (zoals bijvoorbeeld ‘medication’, ‘physical health’, ‘mental health’), kunnen het bereik van je lezerspubliek flink vergroten.
5. Reviewers aan- en afraden
Dan heb je alles klaar staan om in te dienen en dan moet je ineens gaan bedenken wie volgens jou jullie artikel moet beoordelen. Zeker als je nog niet zo goed weet wie er allemaal in jouw veld werkzaam zijn als onderzoeker, is een handige tip om in de referentielijst van je artikel te kijken. Staan er artikelen in je referentielijst die goed aansluiten bij jouw artikel? Dat zou wel moeten, je citeert ze immers niet voor niets! Mogelijk zijn de eerste en/of laatste auteurs van die artikelen dan geschikte reviewers voor jouw artikel. Soms kun je ook aangeven of je reviewers wilt uitsluiten. Is je artikel bijvoorbeeld al eens afgewezen en weet je wie toen de reviewers waren? Dan zou je hier kunnen aangeven dat je deze personen nu wilt uitsluiten.
6. Informatie van je coauteurs
Vrijwel alle wetenschappelijke tijdschriften willen dat je alle coauteurs één voor één invult, in de juiste auteursvolgorde, met alle correcte titels en affiliaties. Soms tot en met de volledige adressen van hun instellingen, e-mailadressen, telefoon- en faxnummers (ja, ze bestaan nog!) aan toe. Het komt vaak voor dat auteurs voor meerdere instellingen werken en -indien passend voor het paper en de wens van de coauteur- moet je deze dus ook allemaal invoeren. Sommige tijdschriften willen ook van alle coauteurs bij indiening al een getekend akkoord voor de inhoud hebben. Als dat het geval is, dan is het dus handig om deze handtekeningen alvast te verzamelen voordat je daadwerkelijk gaat indienen, anders ben je meestal wel meer dan één dag kwijt!
7. Check je indienversie
Vlak voor het indienen krijg je altijd een pdf te zien van alles wat je indient. Check deze altijd even goed, want zo gaat ie dus naar het tijdschrift en de reviewers! Wat nog weleens gebeurt, is dat het abstract in een los veld hebt moeten invoeren, maar dat je daarna in je manuscript nog iets aan het abstract aanpast en deze dus niet meer met elkaar overeenkomen. Of dat je per ongeluk de cover letter van je vorige indiening hebt meegestuurd, met de namen van het vorige tijdschrift en diens editor. Oeps! And the desk rejection goes to…
8. Druk op die knop en ontspan…
Je hebt echt alles, maar dan ook àlles gecheckt en je klikt eindelijk op de indienknop! Dit is echt een momentje om even bij stil te staan. Vier al je noeste arbeid! Misschien wordt je artikel geaccepteerd voor publicatie, misschien niet, maar voorlopig ben je nu eerst even klaar. Het is namelijk eerder regel dan uitzondering dat je een paar maanden moet wachten voordat je van het tijdschrift hoort wat het commentaar van de reviewers en of je artikel is geaccepteerd voor publicatie.
9. … of niet!
Je hoopt dat je artikel in ieder geval ‘under review’ komt! Dat betekent dat het tijdschrift jouw artikel serieus overweegt voor publicatie en hem door experts uit het veld laat beoordelen. Het is een beetje een sneu einde van de blog, maar wel de realiteit: een afwijzing zonder review (desk rejection) komt helaas ook voor. Goede tijdschriften krijgen vaak veel kopij en moeten daarom ook veel afwijzen. Dit hoeft dus helemaal niet aan de kwaliteit van je artikel te liggen, maar het kan ook zijn dat een editor jouw artikel toch niet zo goed bij de scope van het tijdschrift vindt passen (zie ook onze blog: 10 tips voor het kiezen van een tijdschrift). Dan haal je een keer diep adem, slaat nog een espresso achterover, en begint het proces opnieuw bij het volgende tijdschrift dat op je lijst staat.
Heb je nog aanvullingen op deze lijst? Of heb je zelf bloopers of bijzondere ervaringen meegemaakt tijdens het indienen van je artikel? Laat het ons weten in de reacties of stuur ons een persoonlijk bericht via de contactpagina!
Reactie plaatsen
Reacties